オーナー必見！賃貸管理会社を変更する際に起こるトラブルとその防止策とは？

現在の管理会社に不満があるものの、「変更でトラブルが起きない？」と不安なオーナーは少なくありません。この記事では、管理会社変更の可否やよくあるトラブル事例、注意点や対策、スムーズな変更手順までをわかりやすく解説します。

• そもそも管理会社の変更は可能？

• 賃貸管理会社を変更した後に起こりやすいトラブル事例

• 賃貸管理会社を変更する理由とは？

• 管理会社変更時に押さえておくべき注意点

• 管理会社変更後のトラブルを防ぐためにできること

• 賃貸管理会社をスムーズに変更するための手順

• 信頼できる管理会社を選ぶポイント

不動産オーナーは、基本的に管理会社を自由に変更することが可能です。
管理会社を変更することによって、コストの見直しや管理の質の向上、担当者への不満解消といった多くのメリットを得られます。
その一方、頻繁に管理会社が変わってしまうと入居者に不安を与え、管理のルール変更が繰り返されることで入居者の負担が増える恐れも。
また、中途解約に定めがある場合は、違約金が必要になることもあるため注意が必要です。

なお、管理会社を変更する時期としては、繁忙期（1～3月、9～10月）を避け、4～5月や7～8月、または11～12月ごろの切り替えが理想的です。
業界全体が落ち着いている時期を選ぶことで、スムーズな引き継ぎや手続きが期待できます。

賃貸管理会社を変更した後に起こりやすいトラブル事例

ここでは、実際に起こりやすいトラブル事例を紹介します。

引き継ぎ情報の食い違いによるトラブル

管理会社の切り替えで一番多いトラブルが、引継ぎ内容の相違によるものです。
旧管理会社から新管理会社への情報共有が不十分だと、設備の状態や過去のトラブル履歴などに食い違いが生じます。
これが原因で対応ミスや再トラブルが起こることも。引継ぎ時には双方で内容確認を行い、文書化しておきましょう。

旧管理会社とのトラブル

旧管理会社との解約タイミングを誤ると、違約金や解約拒否といったトラブルが生じる恐れがあります。
管理委託契約書を事前に確認し、解約条件や通知期限を正しく理解することが重要です。
また、旧管理会社との関係が悪化すると、意図的に情報が引き継がれなかったり、手続きが遅延するなどのリスクもあります。特に感情的な対立が起きると、新管理会社へのスムーズな移行にも悪影響を及ぼすため、円滑なコミュニケーションを心がけましょう。

手続き不備によるトラブル

管理会社の変更には、口座変更通知や鍵・個人情報の引継ぎなど多くの手続きが発生します。これらが不十分だと、入居者とのトラブルや情報漏洩のリスクにつながります。

お金に関する引き継ぎトラブル

管理会社の変更にともない、保証会社や火災保険、預り金などの金銭に関する取り扱いが変わることがあります。これらの手続きが不十分だと、入居者とのトラブルや予期せぬ費用負担につながります。

業務範囲や対応内容の違いによるトラブル

清掃や報告、入退去の立会いなど、一見同じ業務でも管理会社によって対応内容や基準は異なります。
特に注意が必要なのは、旧管理会社で対応していた業務が、新しい管理会社では契約範囲外となるケースです。

こうした認識のズレを防ぐためにも、管理会社を変更する前に、旧管理会社が行っていた業務の内容を整理し、「引き続き対応してほしい業務」と「改善したい点」を明確にしたうえで、新管理会社と丁寧に打ち合わせを行うことが重要です。

賃貸管理会社を変更する理由とは？

賃貸管理会社を変更するオーナーには、さまざまな事情があります。ここでは、管理会社変更を検討する主なきっかけを具体的に見ていきましょう。

管理会社や担当者の対応に不満

管理会社や担当者の対応に不満を感じるオーナーは少なくありません。「連絡が遅い」「報告が不十分」「問題への対応が雑」など信頼関係が築けない場合には、変更を検討する大きな理由になります。

担当者の交代が多かったり、知識不足が目立つ場合にも業務がスムーズに進まず、ストレスや不安の原因になることがあります。

金銭面での不満

「管理費や業務委託料が割高に感じられる」
「サービス内容とコストが見合っていない」
そんな理由で管理会社を見直すケースもよくあります。
また、追加費用の請求が多すぎる、料金体系が不透明といった不満も原因に。

複数の管理会社から見積もりを取ることで、適正な費用とサービス内容を比較検討できます。

管理会社の経営に不安がある

管理会社自体の経営状況が不安定な場合も、変更を検討すべきサインの一つです。
スタッフの入れ替わりが激しい、連絡が取りづらい、倒産リスクがあると感じた場合は、万が一のトラブルや管理体制の崩壊に備え、早めに見直すのが安全です。

オーナーチェンジ時の見直し

物件の売買や相続によってオーナーが変わる「オーナーチェンジ」のタイミングも、管理会社を見直す良い機会です。

新オーナーが自分の方針に合った管理会社を選びたい場合や、既存の管理内容に不満がある場合は、このタイミングでの変更がスムーズ。

管理会社との契約内容や過去の対応履歴を把握した上で、新体制にふさわしい業者を選定しましょう。

管理会社変更時に押さえておくべき注意点

賃貸管理会社をスムーズに切り替えるためには、事前の準備と確認が重要です。ここでは、オーナーが特に注意すべき点を解説します。

変更に伴う主な事務手続き

管理会社の変更では、さまざまな実務的な対応が求められます。たとえば、以下のような作業が必要になります。

これらはすべて、オーナー側で確認・対応する必要があります。

契約面・金銭面の予期せぬリスク

管理会社変更により、以下のような金銭的リスクも発生する場合があります。

これらは契約内容や管理会社の運用方針によって異なるため、事前にしっかり確認しておくことが重要です。

引き継ぎの不備によるリスク

新旧の管理会社間での情報引き継ぎが不十分な場合、入居者トラブルや対応ミスにつながる恐れがあります。
また、新管理会社が十分に対応しない場合、管理業務の質が低下し、結果としてオーナーが不利益を被る可能性もあります。

管理会社変更後のトラブルを防ぐためにできること

管理会社の変更後にトラブルが起きるのは珍しくありません。ですが、事前にしっかり対策をしておくことで、ほとんどの問題は未然に防ぐことができます。ここでは、トラブル回避のためにオーナーが意識すべきポイントを紹介します。

入居者への丁寧な説明と周知を行う

突然の管理会社変更は、入居者にとって「対応が悪くなるのでは？」「何か問題があったのでは？」と不安を感じる要因になります。そのため、オーナーとして「なぜ変更するのか」「どんなメリットがあるのか」を丁寧に説明しましょう。

たとえば、「修繕対応の迅速化」「物件管理の質の向上」など、入居者にとってもプラスになる内容を伝えることで、受け入れてもらいやすくなります。また、振込先の変更など重要事項は、書面に加えてメールや掲示など複数の手段でしっかりと通知することが大切です。

管理会社間の引継ぎは正確かつ徹底的に行う

管理会社を変更する際には、業務内容・入居者情報・修繕履歴・預り金・保証契約など、多くの情報を旧管理会社から新管理会社へ引き継ぐ必要があります。情報に漏れや曖昧さがあると、新しい管理会社の対応に支障が出るだけでなく、入居者との信頼関係も損なわれます。

未解決のクレームや修繕依頼の情報も忘れず共有し、引継ぎ内容は口頭だけでなく書面で残すのが安心です。オーナー自身も引継ぎチェックリストを活用して、内容を確認・把握しておくとトラブル予防につながります。

金銭面の引き継ぎ内容は必ず書面で確認する

預り金、敷金、原状回復費用、保証契約、未収賃料など、金銭に関する情報は特にトラブルの火種になりやすいため、すべて明文化して引き継ぐ必要があります。

保証会社や火災保険の契約が新たに必要になるケースもあるため、事前に引継ぎ可能かを確認し、入居者への費用負担の有無も検討しておきましょう。曖昧なままにすると、退去時やクレーム時に深刻なトラブルになることもあるため、慎重に進めることが大切です。

管理会社をスムーズに変更するための手順

管理会社の変更には、いくつかのステップを踏む必要があります。手順を理解し、順を追って進めることで、トラブルを回避しスムーズな移行が可能になります。ここでは管理会社変更までの流れを解説します。

信頼できる管理会社を選ぶポイント

賃貸経営を安定させるためには、管理会社選びが重要です。以下のポイントを踏まえて、オーナー・入居者両方の視点で信頼できる管理会社を見極めましょう。

オーナーとの連携・提案力があるか

オーナーとの定期的なコミュニケーションを大切にし、不満や要望を的確にヒアリング・改善・提案してくれる管理会社は信頼性が高いと言えます。
また、専門用語を使わず丁寧に説明してくれる姿勢も重要です。管理を丸投げするのではなく、オーナーに寄り添って対応してくれる会社を選びましょう。

管理品質と入居者対応力が高いか

物件の定期清掃や設備点検など、日常の管理が丁寧であることは空室対策やクレーム予防になります。
また、入居者からの問い合わせや不満に真摯に対応できる会社であれば、長期入居にもつながるでしょう。
見えにくい部分だからこそ、事前にどのような対応をしているか確認が必要です。

空室対策と集客力があるか

空室が長引けば、賃料収入に大きな影響を及ぼします。
入居促進のための広告戦略や、仲介会社とのネットワークを活かした集客活動を積極的に行っているかをチェックしましょう。
過去の空室率の実績や、改善に向けた具体的な取り組みがあるかもポイントです。

費用対効果の高い管理ができるか

管理委託料の安さだけでなく、どんなサービスが含まれているかも重要です。
同じ費用でも、付加価値の高い提案や収益改善のアドバイスが得られる会社なら、検討する価値があります。
「安いけど不親切」よりも「適正価格で高品質な管理」を意識すると良いでしょう。

トラブル対応と情報共有が迅速で丁寧か

クレーム対応や緊急トラブルへの初動スピード、そしてその報告の丁寧さも見極めるポイントです。
「連絡が遅い」「対応が雑」などの問題があると入居者満足度が下がり、結果的に退去率が上がる恐れがあります。
トラブル対応の事例などを事前に聞いておくと安心です。